Privacybeleid

PRIVACYBELEID

YELLOWQ B.V.

versie 1.0 d.d. 1 juli 2020


Artikel 1. Definities
1.1. De in deze Verwerkersovereenkomst gebruikte woorden en formuleringen hebben de navolgende betekenis:
– Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
– Licentieovereenkomst: de overeenkomst waarbij Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker de opdracht heeft gegeven om bewerking(en) van persoonsgegevens te verrichten waarop tevens de Algemene voorwaarden van toepassing zijn.
– Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst.
– Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon dat Verwerker op grond van de Licentieovereenkomst verwerkt of zal gaan verwerken.
– Verwerken/Verwerking: alle handelingen of reeks van handelingen die wordt uitgevoerd op Persoonsgegevens, al dan niet door geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, documenteren, opslaan, aanpassen, gebruiken, combineren en / of vernietigen.
– Algemene Voorwaarden: de algemene voorwaarden van Verwerker.
– Schriftelijk: de term ‘Schriftelijk’ omvat ook per e-mail of ander elektronisch medium.
1.2. Een verwijzing naar een artikel is een verwijzing naar een artikel in de Verwerkersovereenkomst.
1.3. Aan de titels van artikelen en tussenkoppen in de Verwerkersovereenkomst komt geen zelfstandige betekenis toe, deze zijn niet van invloed op de uitleg van de Verwerkersovereenkomst.


Artikel 2. Doeleinden van verwerking
2.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de Licentieovereenkomst en die doeleinden die met nadere instemming van Partijen worden bepaald. Verwerking zal in beginsel uitsluitend plaatsvinden voor het gebruik van een SaaS oplossing aangeboden door Verwerker, een en ander ten behoeve van de uitvoering van de Licentieovereenkomst.
2.2. In Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst is vastgelegd om welke categorieën Betrokkenen en Persoonsgegevens het gaat. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker schriftelijk op de hoogte stellen van de verwerkingsdoelen voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen
2.3. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker mag echter Persoonsgegevens gebruiken voor kwaliteitsdoeleinden, zoals het doen van wetenschappelijk of statistisch onderzoek naar de kwaliteit van haar dienstverlening, mits Verwerker de betreffende gegevens voor deze doeleinden in geanonimiseerde, niet herleidbare vorm van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt dan wel Verwerker de betreffende gegevens voor deze doeleinden in niet herleidbare vorm anonimiseert.
2.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken Persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.


Artikel 3. Verplichtingen Verwerker
3.1. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst en de AVG.
3.2. De verplichtingen van Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die Persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
3.3. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet aan derden of Betrokkene(n) verstrekken tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke of op grond van wettelijke verplichtingen. In geval van wettelijke verplichtingen zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarover zo spoedig mogelijk als toegestaan informeren.
3.4. Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde in staat om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkene(n) zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet.


Artikel 4. Doorgifte van persoonsgegevens
4.1. Verwerker mag de Persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker daarnaast toestemming om Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte te Verwerken, met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving en met inachtneming van een passend beschermingsniveau. Verwerker mag daarbij gebruik maken van een derde, zonder voorafgaande toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
4.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.


Artikel 5. Verdeling van verantwoordelijkheid
5.1. De toegestane Verwerkingen worden uitgevoerd binnen een (semi)geautomatiseerde omgeving onder controle van Verwerker.
5.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de Verwerking van de Persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige Verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de Persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, Verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk noch aansprakelijk.
5.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de Verwerkingen van de Persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
5.4. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat Verwerking van de Persoonsgegevens conform deze Verwerkersovereenkomst en de Licentieovereenkomst niet strijdig is met de AVG.
5.5. Van ‘voorafgaande schriftelijke toestemming’ van Verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst is mede sprake indien het hebben van een dergelijke toestemming voor Verwerker evident onmisbaar is om uitvoering te geven aan haar verplichtingen uit de Licentieovereenkomst.


Artikel 6. Inschakelen van derden of onderaannemers
6.1. Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker toestemming om bij de verwerking van Persoonsgegevens op grond van deze Verwerkersovereenkomst gebruik te maken van een derde, een zogenoemde sub-bewerker, met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
6.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.


Artikel 7. Meldplicht Beveiligings- en Datalek
7.1. In het geval van ontdekking van een Beveiligingslek (een tekortkoming in of inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens) en/of een Datalek (een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die leidt tot een aanzienlijke kans op nadelige gevolgen voor de bescherming van Persoonsgegevens, dan wel waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zoals bedoeld in artikel 34 AVG) zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarover zo snel mogelijk, in ieder geval binnen zestig (60) uur infomeren, naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of Betrokkene(n) zal informeren of niet. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het voldoen aan eventuele wettelijke meldplichten.
7.2. Een melding van Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke van een Beveiligingslek moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, zoals een Beveiligingslek waarbij mogelijk gevoelige gegevens zijn vrijgekomen of verloren zijn gegaan. Dit, alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht, voor zover deze informatie bij Verwerker beschikbaar is:
– wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
– wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
– contactgegevens voor de opvolging van de melding;
– het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
– een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt;
– het soort of de soorten Persoonsgegevens die gelekt zijn;
– de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
– of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
– wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken.
7.4. Verwerker beschikt over een gedegen plan van aanpak betreffende de omgang met en afhandeling van inbreuken en zal de Verwerkingsverantwoordelijke op diens verzoek inzage verschaffen in het plan.
7.5. Verwerker zal het doen van meldingen aan de toezichthouder(s) overlaten aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
7.6. Verwerker zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig, op de kortst mogelijke termijn, verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of Betrokkene(n).
7.7. Verwerker houdt een gedetailleerd logboek bij van alle (vermoedens van) inbreuken op de beveiliging evenals de maatregelen die in vervolg op dergelijke inbreuken zijn genomen en geeft daar op eerste verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke inzage in.
7.8. Melding door Verwerker dan wel Verwerkingsverantwoordelijke van Datalekken aan bevoegde instanties, krachtens wettelijke verplichting, kunnen nooit leiden tot toerekenbaar tekortschieten of onrechtmatig handelen jegens de andere Partij.


Artikel 8. Beveiliging
8.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen van Persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de Persoonsgegevens). Verwerker heeft hiertoe de in Bijlage 2 benoemde beveiligingsmaatregelen genomen.
8.2. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
8.3. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel Persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.


Artikel 9. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
9.1. In het geval dat een Betrokkene een van zijn wettelijke rechten wenst uit te oefenen en het verzoek hiertoe richt aan Verwerker, zal Verwerker dit verzoek doorzenden aan Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke zal vervolgens zorg dragen voor de afhandeling van het verzoek. Verwerker mag de Betrokkene daarvan op de hoogte stellen.


Artikel 10. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
10.1. Op alle Persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
10.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken. Indien Verwerker wettelijk verplicht is informatie aan een derde te verstrekken, zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hier onverwijld over informeren voor zover dat wettelijk is toegestaan.


Artikel 11. Audit
11.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke derde die aan geheimhouding is gebonden, ter controle van de naleving van de beveiligingseisen als gesteld in artikel 32 AVG.
11.2. Deze audit vindt uitsluitend plaatst bij een concreet vermoeden van misbruik van Persoonsgegevens welke is aangetoond door Verwerkingsverantwoordelijke. De door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit vindt minimaal vier (4) weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker, plaats.
11.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn ter beschikking stellen, waarbij een termijn van maximaal vier (4) weken redelijk wordt geacht.
11.4. De audit zal uitsluitend plaatsvinden nadat Verwerkingsverantwoordelijke bij Verwerker aanwezige soortgelijke rapportages heeft opgevraagd, heeft beoordeeld en vervolgens redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit rechtvaardigen.
11.5. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
11.6. Verwerkingsverantwoordelijke zal in geval van een audit in de zin van dit artikel ervoor zorgdragen dat deze op geen enkele wijze de bedrijfsvoering van Verwerker zal belemmeren.
11.7. De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.


Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen, en op de datum van de laatste ondertekening, en zal voortduren voor in ieder geval de duur van de Licentieovereenkomst.
12.2 Deze Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
12.3 Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst zal Verwerker alle Persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn vernietigen, tenzij Partijen anders overeenkomen en behoudens wettelijke verplichting(en) om de Persoonsgegevens niet te vernietigen doch gedurende een bepaalde periode te bewaren.
12.4 Deze Verwerkersovereenkomst mag worden gewijzigd op dezelfde wijze als de Licentieovereenkomst.
12.5 Partijen zullen elkaar de volledige medewerking verlenen deze Verwerkersovereenkomst aan te passen en geschikt te maken voor eventuele in de toekomst nieuwe privacywetgeving.


Artikel 13 Aansprakelijkheid
13.1. De totale aansprakelijkheid van Verwerker wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, is beperkt tot vergoeding van directe schade, een en ander zoals omschreven in de Algemene voorwaarden van Verwerker.
13.2. De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van afnemers/klanten van Verwerkingsverantwoordelijke en/of andere derden, is uitgesloten.


Artikel 14 Overige bepalingen
14.1. De Algemene voorwaarden van Verwerker, als gehecht aan de Licentieovereenkomst, maken integraal onderdeel uit van (hetgeen is overeengekomen middels) deze Verwerkersovereenkomst en zijn derhalve van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst.
14.2. Indien, en voor zover, tegenstrijdigheden voorkomen tussen de Algemene Voorwaarden van Verwerker (als bijgevoegd aan de Licentieovereenkomst) en deze Verwerkersovereenkomst, prevaleert hetgeen overeengekomen in deze Verwerkersovereenkomst.
14.3. Algemene voorwaarden van Verwerkingsverantwoordelijke, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden, zijn uitdrukkelijk niet van toepassing op deze Verwerkersovereenkomst en/of de Algemene voorwaarden van Verwerker en worden hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
14.4. Indien één of meer bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijkt en/of blijken te zijn zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen die niet geldend zijn overleggen, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
14.5. Alle Bijlagen maken integraal en onlosmakelijk onderdeel uit van deze Verwerkersovereenkomst. Indien een Bijlage een bepaling bevat die in tegenstrijdige zin afwijkt van de inhoud van de Verwerkersovereenkomst, prevaleert hetgeen in de Verwerkersovereenkomst en daarna hetgeen in de Bijlage is opgenomen.
14.6. Kennisgevingen die Partijen op grond van de Verwerkersovereenkomst aan elkaar zullen doen, vinden Schriftelijk plaats.
14.7. Eventuele mondelinge toezeggingen en afspraken hebben geen werking, tenzij deze Schriftelijk door een Partij zijn bevestigd.
14.8. Het door Verwerker niet uitoefenen van enig recht of het niet aanwenden van enig rechtsmiddel houdt geen afstand van dat recht of rechtsmiddel in.


Artikel 15 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
15.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is nadrukkelijk uitgesloten.
15.2. Ieder geschil dat mocht ontstaan naar aanleiding van de onderhavige Verwerkersovereenkomst dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, zal bij uitsluiting worden beslecht overeenkomstig het Arbitragereglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (‘SGOA’), statutair gevestigd te Haarlem (zie sgoa.org en sgoa.eu). Er is een geschil indien een Partij dit stelt.
12.2. Partijen verplichten zich om op eerste Schriftelijk verzoek van de andere partij onverwijld actief, constructief en onvoorwaardelijk deel te nemen aan een ICT-Mediation overeenkomstig het ICT